Funkcje controllingu,
[ Pobierz całość w formacie PDF ]
Dr Janusz Nesterak
Katedra Ekonomiki i Organizacji Przedsiębiorstw
Uniwersytet Ekonomiczny w Krakowie
FUNKCJE CONTROLLINGU W PROCESIE ZARZĄDZANIA FIRMĄ.
WSTEP
W środowiskach menedżerskich controlling staje się powoli synonimem systemu
zarządzania skutecznego w walce z kryzysem, inflacją, konkurencją i narastającą zmiennością
otoczenia. Wśród praktyków i teoretyków postrzegany jest on jako profesjonalny sposób
zarządzania przedsiębiorstwem, który od momentu powstania do obecnych czasów podlegał
licznym przeobrażeniom i modyfikacjom, adaptując się do wymagań gospodarki rynkowej.
Autor w niniejszym artykule dokonał próby identyfikacji funkcji, jakie pełni controlling we
współczesnym procesie zarządzania przedsiębiorstwem.
IDEA CONTROLLINGU W PRZEDSIĘBIORSTWIE.
Pojęcie controlling najczęściej kojarzy się z kontrolą czegoś lub kogoś, tymczasem w języku
angielskim „to control” najogólniej oznacza sterowanie, regulowanie, czy też utrzymywanie pod
kontrolą procesów społeczno-materialnych i wyników gospodarczych w przedsiębiorstwie
1
.
Korzenie controllingu sięgają czasów średniowiecza, kiedy to w XV wieku utworzone zostało na
angielskim dworze królewskim stanowisko określane jako „Countrollour”
2
. Przypisano mu zadania
nadzoru oraz weryfikacji zapisów dotyczących przepływu strumieni środków finansowych oraz dóbr
materialnych i usług
3
. Za kolebkę controllingu -w jego współczesnym rozumieniu- uznaje się Stany
Zjednoczone, gdzie w drugiej połowie XVII wieku powstawały pierwsze stanowiska związane z
kontrolą zarządzania finansami publicznymi. W 1778 roku założono Komisję zajmującą się
monitorowaniem wykonania budżetu Stanów Zjednoczonych. Zastosowanie controllingu w
gospodarce przypada na koniec XIX wieku. Wiąże się ono z dynamicznym rozwojem gospodarki
Stanów Zjednoczonych oraz powstawaniem w przedsiębiorstwach pierwszych stanowisk
controllerów. Inspiratorem zastosowania rozwiązań controllingu w przedsiębiorstwach były
istniejące w Stanach Zjednoczonych towarzystwa kolei żelaznej. Funkcjonujące tam
1
S.Nowosielski, Podstawy kontrolingu w zarządzaniu produkcją, Wydawnictwo Akademii Ekonomicznej im. Oskara Langego we
Wrocławiu, Wrocław 1994, s.9.
2
W opracowaniach teoretycznych pojawia się pogląd, że słowo controller tożsamy jest ze znanym od XVI wieku comptrollerem,
pochodzącym od francuskiego słowa competr-rachmistrz,. Por. J.H.Jacson, The Growth of the Controllership Function, Controllership in
Modern Management, T.F.Bradshow-Ch.C.Hull, Chicago 1950, s.11-27. Czasami pojawia się włoska etymologia słowa controller, która
oznacza contra rolatus = „przeciw rolę”. Por. D.W.Schoeppner, Controlling – woher und wohin?, Controller Magazin, 1998, nr 1, s.12.
3
I.Sjurts, Kontrolle, Controlling und Unternehmensfuehrung, Wiesbaden 1995, s.163.
przedsiębiorstwa Atchinson, Topeka and Santa Fe Railroad Company utworzyły w 1880 roku
pierwsze stanowiska controllerów (ang. comptroller). Równolegle rozwiązania te wdrażano w
przemyśle. W 1892 roku rozpoczęto stosowanie technik controllingowych w General Electric
Company
4
. W 1921 roku pojawia się pojęcie controllera w rozumieniu osoby, której główną funkcją
było odpowiadanie za budżet i rachunkowość przedsiębiorstwa. Natomiast w latach 1925-1940
przekształcono ideę sterowania, odwołującej się dotychczas tylko do zadań realizowanych przez
controllera, w rozbudowany układ rozwiązań instytucjonalnych, kompleksowo wspierających
zarządzanie firmą.
Wśród czynników przyśpieszających zastosowanie rozwiązań proponowanych przez
controlling na szczególną uwagę zasługują
5
:
stale wzrastającą wielkość przedsiębiorstw i narastające w powiązaniu z tym problemy z
koordynacją działalności gospodarczej,
światowy kryzys gospodarczy,
silna walka konkurencyjna,
trudności w przewidywaniu koniunktury gospodarczej,
silne związki nauki z praktyką gospodarczą.
Czynniki te wymusiły na menedżerach konieczność większej dbałości o wzrost efektywności
gospodarowania. Controlling oferował wówczas narzędzia umożliwiające jasne wytyczanie celów
oraz sprawne weryfikowanie obszarów niedomagań w firmie. Rosnące zainteresowanie
controllingiem doprowadziło do utworzenia w 1931 roku w Stanach Zjednoczonych Controller’s
Institute of America (Amerykański Instytut Controllerów), istniejącego do dnia dzisiejszego pod
nazwą Financial Executives Institute – FEI. Instytut ten od 1934 roku rozpoczął wydawanie
czasopisma „The Controller” (od 1962 roku „Financial Executive”), na łamach którego po raz
pierwszy opublikowano katalog zadań controllera. W 1944 roku utworzony został w USA instytut
naukowy Controllership Foundation, który działa obecnie pod nazwą Financial Executives Research
Foundation
6
. We współczesnej gospodarce amerykańskiej rola controllingu sprowadza się do
opracowania i wprowadzenia kompleksowego systemu służącego optymalnemu wykorzystaniu
posiadanych zasobów w celu wzrostu efektywności funkcjonowania podmiotu gospodarczego, przy
równoczesnym umożliwieniu mu szybkiego reagowania na zmiany występujące w otoczeniu. W
takim rozumieniu controlling to "podsystem kierowania firmą obejmujący w swym zakresie funkcję
4
Było to pierwsze przedsiębiorstwo przemysłowe na świecie, w którym utworzono stanowisko o współcześnie brzmiącej i stosowanej
nazwie controller. Obecnie w USA funkcjonuje termin controllership-function, wyrażający zadania controllera, zaś samo pojęcie
controlling nie jest praktycznie stosowane.
5
S.Nowosielski, Controlling w literaturze i praktyce, Przegląd Organizacji,1998, nr 12, ss.33-36.
6
H.Siegwart, Worin unterscheiden sich amerikanisces und deutsches Controlling, Management Zeitschrift, 1982, nr 2, s.97.
2
planowania, kontroli oraz informacji w celu rozwoju, adaptacji i koordynacji działań całego
systemu"
7
.
W gospodarkach państw europejskich controlling praktycznie pojawił się dopiero w latach
sześćdziesiątych obecnego stulecia wraz z powstaniem filii dużych korporacji amerykańskich
8
.
Przedsiębiorstwa te zainteresowane były ujednoliceniem stosowanej w USA i Europie technologii
zarządzania. Bezpośrednie przeniesienie rozwiązań stosowanych w firmach macierzystych na grunt
europejski nie dało jednak spodziewanych efektów. W dużej mierze zostało to spowodowane
specyficznymi warunkami gospodarczymi, w jakich funkcjonowały europejskie przedsiębiorstwa
oraz błędami w interpretacji rozwiązań amerykańskich. Widoczne wszakże korzyści praktycznego
wykorzystania controllingu przyczyniły się do rozwoju teoretycznych opracowań na ten temat i
prób dopasowania jego koncepcji do warunków europejskich. Szczególnie aktywną rolę w procesie
adaptacyjnym odegrała nauka i praktyka ośrodków funkcjonujących w Niemczech (m.in. Controller
Akademie w Gauting) oraz we Francji (m.in. Institut de Controle de Gestion). W krajach tych
teoretyczne rozwiązania przyczyniły się do wypracowania nowych technik wspomagania procesu
podejmowania decyzji i metod działania. Rozwiązania opracowane w ośrodkach naukowych,
podlegały procesowi stałego doskonalenia a obecnie znajdują powszechne zastosowanie w
procesie zarządzania.
Rola controllingu w przedsiębiorstwie
W literaturze ekonomicznej dominuje traktowanie controllingu jako koncepcji zarządzania a
jej następstwem jest objaśnianie celów controllingu w aspekcie zadań stojących przed procesem
zarządzania. Naczelnym jego celem według tej koncepcji jest zapewnienie dalszego istnienia
przedsiębiorstwa w coraz trudniejszych warunkach otoczenia
9
.
Za twórcę nowoczesnej teorii zarządzania uznaje się H.Fayola, który swoje poglądy
koncentrował na typowych elementach działalności kierowniczej, tj. na funkcjach zarządzania, do
których zaliczył:
przewidywanie - planowanie,
organizowanie, połączone z koordynowaniem,
rozkazywanie - decydowanie,
kontrolowanie i motywowanie.
7
E.Nowak, Podstawy controllingu, Wydawnictwo Akademii Ekonomicznej im.Oskara Langego we Wrocławiu, Wrocław 1996, s.15.
8
Już w 1949 roku pojawiły się pierwsze ogłoszenia prasowe na łamach m.in. Frankfurter Allegemeinen Zeitung, które poszukiwały do
pracy, w odradzających się po II wojnie przedsiębiorstw niemieckich, controllerów.
9
Controlling może być skutecznie wprowadzony nie tylko w przedsiębiorstwach znajdujących się w fazie rozwoju i o dobrej kondycji
finansowej, ale także, a może głównie tam gdzie potrzebne są instrumenty zarządcze wspomagające menedżerów w trudnych
sytuacjach. Zobacz szerzej: J.Sobieska-Karpińska, K.Krypel, Wykorzystanie controllingu przy likwidacji dużego przedsiębiorstwa na
przykładzie kopalni węgla kamiennego, Controlling i Rachunkowość Zarządcza, 2001, nr 3, ss.14-17.
3
Na temat liczby oraz zakresu funkcji zarządzania panują w literaturze przedmiotu
zróżnicowane poglądy, które jednakże w praktyce tworzą określony zbiór typowych, powtarzalnych
czynności i decyzji kierowniczych. Stanowią one logiczny ciąg określonych zagadnień oraz działań
zmierzających do osiągnięcia celu firmy.
Charakter i waga poszczególnych funkcji zarządzania mają wpływ na postać konkretnego
systemu zarządzania, natomiast rodzaj i nasilenie poszczególnych funkcji są uzależnione od
szczebla zarządzania (tabela 1)
10
.
Tabela 1. Przykłady klasyfikacji funkcji zarządzania.
Funkcje zarządzania
H.Fayol
P.Drucker
J.Kurnal
Ch.Bernard
J.Zieleniewski L.Krzyżanowski
Przewidywanie
x
Organizowanie
x
x
x
x
x
Koordynowanie
x
Kontrolowanie
x
x
x
x
Rozkazywanie
x
Planowanie
x
x
x
Motywowanie
x
x
x
Ustalanie działań
x
Nadzorowanie i ocena pracy
x
Sprawy rozwoju
x
Utrzymywanie łączności
x
Zapewnienie istotnych usług
x
Formułowanie celów
x
x
Źródło: Podstawy controllingu, Praca zbior. pod red. E.Nowaka, AE we Wrocławiu, Wrocław 1996, s.13
Pojęcie controlling nie pojawia się w kontekście pojęcia zarządzanie, lecz w związku z
konkretną technologią zarządzania przedsiębiorstwem. Prowadzi ona do zwiększenia stopnia
kompleksowości zagadnień i problemów decyzyjnych. Zakładając, że zintegrowane zarządzanie
jest złożonym procesem decyzyjnym, przebiegającym we wzajemnie powiązanych funkcjach i
fazach, controlling można uznać za koncepcję zarządzania spełniającą postawione mu kryteria. W
zakres controllingu wchodzą wówczas następujące funkcje zarządzania:
planowanie,
koordynowanie,
motywowanie,
kontrola oraz
informowanie kierownictwa.
10
Podstawy controllingu, Praca zbior. pod red. E.Nowaka, AE we Wrocławiu, Wrocław 1996, s.13.
4
Współczesne przedsiębiorstwa stykają się z różnorodnymi zagrożeniami oraz
ograniczeniami, powodującymi wzrost ryzyka działalności gospodarczej. Stale podnoszą się
wymagania obecnych i potencjalnych klientów, rozszerza się walka konkurencyjna na rynku,
powstają nowoczesne technologie przy skracającym się cyklu życia produktów. Sytuacja ta
doprowadza do wzrostu znaczenia takich cech osób zarządzających, jak umiejętność
przewidywania przyszłych zdarzeń gospodarczych oraz zdolność dostosowania się do zmiennych
warunków funkcjonowania. Stąd jednym z zasadniczych elementów systemu controllingu jest
planowanie
11
, któremu podporządkowana jest cała działalność przedsiębiorstwa.
Planowanie jest w tradycyjny sposób przedstawiane jako narzędzie formułowania i
wdrażania decyzji strategicznych. Pojęcie planowania jest używane w wielorakich znaczeniach i
przypisuje się mu różne funkcje. Planowanie to analiza wewnętrznych oraz zewnętrznych
warunków działania dostosowanych do celów i warunków
12
. Za planowanie uznaje się
sformalizowany i wielowariantowy proces podejmowania decyzji, który pozwala na wypracowanie
pożądanego obrazu przyszłego stanu, wskazując równocześnie sposoby jego osiągnięcia. Proces
ten jest postępowaniem świadomym, opartym na określonej metodzie, przebiegającym w
wyznaczonym czasie i miejscu według wcześniej ustalonego programu. Planowanie nie wyznacza
autorytatywnie zadań, lecz jest procesem przygotowania zespołowej koncepcji funkcjonowania
przedsiębiorstwa, motywującej wszystkich pracowników do zaangażowania się na rzecz osiągnięcia
założonego planu. Planowanie jako proces angażowania się w przyszłość
13
,
wymaga
przewidywania, woli działania oraz dążenia do realizacji założonych celów. Przy ustalaniu działania
konieczne jest wyznaczenie zbioru problemów i poczynań, dających możliwość realizacji
zakładanych wyników, w sposób najbardziej efektywny, racjonalny oraz pewny
14
. Planowanie jest
jasnym określeniem pożądanego stanu przyszłego i terminu jego osiągnięcia oraz ustaleniem
działań niezbędnych do osiągnięcia tego stanu, który nie mógłby się pojawić naturalną koleją
rzeczy
15
.
Proces planowania powinien przebiegać na dwóch poziomach: strategicznym, prowadzącym
do osiągnięcia celów długookresowych oraz operacyjnym, określającym sposoby realizacji planów
strategicznych
16
. Zasadnicza różnica między planowaniem operacyjnym a strategicznym polega na
tym, że pierwsze z nich dotyczy zawsze konkretnych problemów, drugie natomiast zajmuje się
11
Planowanie odpowiadając na pytanie: co zrobimy?, różni się w swojej treści od prognozowania czy przewidywania, które odpowiadają
na pytanie: co się zdarzy? Pojęcie planowania nie należy także utożsamiać z programowaniem, które wyraża sekwencję działań
dokładnie określonych co do charakteru i terminów. Programowanie w praktyce często, mylnie kojarzone jest z mechanistycznym
wizerunkiem przedsiębiorstwa w jego otoczeniu, opierającym się na założeniu, że przyszłość daje się dokładnie przewidzieć.
12
J.Zieleniewski, Organizacja zespołów ludzkich, Warszawa 1972, s.364.
13
Bazowanie wyłącznie na danych uzyskanych ze sprawozdawczości przedsiębiorstwa jest w controllingu niewystarczające, a
porównywanie uzyskanych wielkości ekonomicznych z przeszłością jest oznaką sztywnego i pasywnego zarządzania.
14
Strategor, Zarządzanie firmą - Strategie-Struktury-Decyzje-Tożsamość, PWE, Warszawa, 1995, ss.415-416.
15
B.Grzeganek-Więcek, Controlling a zarządzanie przedsiębiorstwem, Prace Naukowe AE we Wrocławiu, Wrocław 1998, nr 784, s.76.
16
J.Stoner, Ch.Wankel, Kierowanie, PWE, Warszawa 1992, s.76.
5
[ Pobierz całość w formacie PDF ]